Ключът за прогрес: разрешаване на първопричината

 Никола Бенин

В ранните години на Amazon Джеф Безос редовно изпраща вътрешни имейли само с един знак.

Въпросителен знак.

Тези имейли вече са част от знанията на Amazon и много фирми биха могли да научат много от принципите зад тях.

„?“ имейлите бяха символ на обсебеност от клиента и вътрешна кратка форма за „Защо се случи това и как можем да го предотвратим да се случи отново?“.

Имейлите обикновено се задействаха от негативен клиентски опит или оплакване и лидерите на Amazon биха *обсебени* от отговора им.

Ключът беше „разрешаване на първопричината“.

Това означава *напълно* разбиране какво е причинило проблема, завършване на задълбочено проучване и продължаване на въпроса „защо, защо, защо“, докато не сте напълно сигурни, че сте идентифицирали трайно решение.

Този подход не е уникален за Amazon… но толкова често фирмите се спират на *първата* причина, а не на истинската *основна* причина.

Само си помислете колко често чувате сложни проблеми, обяснявани като „човешка грешка“, вместо съответният лидер наистина да разбере какви промени са необходими в системите, инструментите и процесите, за да се предотврати повторната поява на тази човешка грешка.

Подходът за основната причина очевидно отнема повече време и ресурси в началото, но значително намалява риска екипите да трябва да се справят с един и същ проблем няколко пъти.

… и, което е по-важно, това води до много по-добри потребителски изживявания.

Проблемите, които засягат успеха на компанията, не винаги са резултат от неразбиране как да бъдат решени. В много случаи техните първопричини не се идентифицират лесно. Ето защо анализът на първопричината е жизненоважен за организационното лидерство .

Според изследване, описано в Harvard Business Review , 85 процента от ръководителите смятат, че техните организации са лоши в диагностицирането на проблеми, а 87 процента смятат, че недостатъкът носи значителни разходи. В резултат на това повече фирми търсят организационни лидери, които избягват скъпи грешки.

Ако сте лидер, който иска ефективно да решава проблеми, ето преглед на анализа на първопричината и защо е важен в организационното лидерство.

КАКВО ПРЕДСТАВЛЯВА АНАЛИЗЪТ НА ПЪРВОПРИЧИНАТА?

Според онлайн курса Организационно лидерство — преподаван от професорите от Harvard Business School Джошуа Марголис и Антъни Майо — анализът на първопричината е процесът на артикулиране на причините за проблемите, за да се предложат конкретни решения.

„Лидерите трябва да действат като фарове“, казва Марголис в курса. „А именно, сканиране и анализиране на пейзажа около организацията и идентифициране на текущи и нововъзникващи тенденции, натиск, заплахи и възможности.“

Като работите с други, за да разберете първопричината на проблема, можете да генерирате решение. Ако се интересувате от извършване на анализ на първопричината за вашата организация, ето осем стъпки, които трябва да предприемете.

8 ОСНОВНИ СТЪПКИ ЗА АНАЛИЗ НА ОРГАНИЗАЦИОННАТА ПЪРВОПРИЧИНА

1. Идентифицирайте пропуските в ефективността или възможностите

Първата стъпка в анализа на първопричината е идентифицирането на най-важните пропуски в представянето или възможностите, пред които е изправен вашият екип, отдел или организация. Пропуските в производителността са начините, по които вашата организация не достига или не успява да постигне своите възможности; пропуските във възможностите отразяват нещо ново или иновативно, което може да направи, за да създаде стойност.

Откриването на тези пропуски изисква използването на формата на лидерство „лидерът като фар“.

„Лидерите са призовани да осветляват какво се случва извън и около организацията“, казва Марголис в „ Организационно лидерство “, „като идентифицират предизвикателствата и възможностите и как те информират бъдещата посока на организацията.“

Без тези прозрения не можете да извлечете ползите, които ефективният анализ на първопричината може да произведе, тъй като външни сили – включително тенденции в индустрията, конкуренти и икономика – могат да повлияят на дългосрочния успех на вашата компания.

2. Създайте декларация за организационно предизвикателство

Следващата стъпка е да напишете декларация за организационно предизвикателство, обясняваща каква е празнината и защо е важна. Изявлението трябва да съдържа три до четири изречения и да капсулира същността на предизвикателството.

От решаващо значение е да обясните къде вашата организация не успява, какви проблеми създава това и защо има значение. Опишете пропуска и защо трябва спешно да го разрешите.

Критична отговорност е да решите кой пропуск изисква най-голямо внимание, след което да фокусирате анализа си върху него. Концентрирането върху твърде много проблеми наведнъж може да намали положителните резултати.

За да приоритизирате проблемите, помислете кои са най-чувствителните към времето и критичните за мисията, следвани от кои могат да направят заинтересованите страни щастливи.

3. Анализирайте констатациите с колегите

От съществено значение е да работите с колеги, за да придобиете различни гледни точки по даден проблем и неговите първопричини. Това включва разбиране на проблема, събиране на информация и разработване на цялостен анализ.

Въпреки че това може да бъде предизвикателство, когато сте нов организационен лидер, използването на двойната спирала на лидерството – коеволюционния процес на изпълнение на отговорностите на организационното лидерство, докато развивате способностите за изпълнението им – може да помогне за насърчаване на сътрудничеството.

Изследванията показват, че различни идеи подобряват вземането на решения на високо ниво, поради което трябва да се свържете с колеги с различни мнения и опит, за да подобрите резултата от анализа на първопричината.

4. Формулирайте дейности, създаващи стойност

След това определете какво трябва да направи вашата компания, за да отговори на вашето изявление за организационно предизвикателство. Установете три до пет дейности за създаване на стойност за вашия екип, отдел или организация, за да премахнете пропуска в ефективността или възможностите, които сте идентифицирали.

Това изисква комуникиране на организационна насока — ясен и завладяващ път напред, който гарантира, че заинтересованите страни знаят и работят за същата цел.

„Определянето на посока обикновено е реципрочен процес“, казва Марголис в „Организационно лидерство“ . „Нито сядате и решавате посоката си, нито въвеждате анализа си на външния контекст във формула и решавате посоката. По-скоро определянето на посока е процес напред-назад; вие се движите между стойността, която искате да създадете за клиенти, служители, инвеститори, и разбирането ви за контекста.“

5. Идентифицирайте необходимите промени в поведението

След като сте очертали дейности, които могат да осигурят стойност за вашата компания, идентифицирайте промените в поведението, необходими за справяне с вашето изявление за организационно предизвикателство.

„Вашата детективска работа през целия ви анализ на първопричината разкрива неудобни реалности относно компетенциите на служителите, организационната неефективност, вътрешните борби между отделите и неясни насоки от ръководството на множество нива на компанията“, казва Мейо в „Организационно лидерство “ .

Факторите, които могат да повлияят на дългосрочния успех на вашата компания, включват:

• Неефективни комуникационни умения
• Съпротива срещу промяната
• Проблемни стереотипи на работното място

Не всички анализи на първопричината разкриват поведение, което трябва да бъде елиминирано. Понякога можете да идентифицирате поведение, което да подобрите или насърчите вътрешно, като например:

• Сътрудничество
• Иновативно мислене
• Творческо решаване на проблеми

6. Приложете промени в поведението

Въпреки че поведението може да е лесно за определяне, прилагането му на практика може да бъде предизвикателство.

За да сте сигурни, че прилагате правилните промени, преценете дали те ще имат положително или отрицателно въздействие. Според организационното лидерство трябва да имате предвид следните фактори:

• Мотивация: Хората във вашата организация имат ли лично желание и ангажимент за промяна?
• Компетентност: Имат ли уменията и ноу-хау за ефективно прилагане на промяната?
• Координация: Готови ли са да работят съвместно, за да въведат промяна?

Въз основа на вашите отговори решете какви промени в поведението са правдоподобни за вашия анализ на първопричината.

7. Карта на първопричините

Следващата стъпка във вашия анализ е картографирането на основните причини, които сте идентифицирали, към компонентите на организационното привеждане в съответствие. Това ви помага да определите кои компоненти да коригирате или промените, за да приложите успешно промените в поведението на служителите.

Три категории първопричини, несвързани с промени в поведението, са:

• Системи и структури: Официалният организационен компонент, включително управление на таланти, разработване на продукти и системи за бюджет и отчетност
• Хора: Профили на лица и цялостен състав на работната сила, включително умения, опит, ценности и нагласи на служителите
• Култура: Неформалната, нематериална част от вашата организация, включително нормите, ценностите, нагласите, вярванията, предпочитанията, обичайните практики и навиците на нейните служители

8. Създайте план за действие

Използвайки констатациите си от предишните стъпки, създайте план за действие за справяне с основната причина за организационния ви проблем и обмислете ролята си в него.

За да направите плана за действие постижим, уверете се, че:

• Идентифицирайте основната причина за проблема
• Създавайте измерими резултати
• Осигурете ясна комуникация между вашия екип

„Един полезен начин да оцените потенциалното си въздействие върху предизвикателството е да разберете мястото си на контрол“, казва Мейо в „ Организационно лидерство“ , „или степента, до която можете лично да управлявате необходимата промяна или подобрение.“

Най-добрият начин да илюстрирате своя контрол е като използвате три концентрични кръга: най-вътрешният кръг е пълен контрол върху ресурсите, средният кръг представлява способността ви да влияете, но не и да контролирате, а най-външният кръг загатва за промени извън вашето влияние и контрол.

Вземете предвид тези кръгове, когато изпълнявате плана си за действие, за да сте сигурни, че целите ви няма да надхвърлят.

ЗНАЧЕНИЕТО НА АНАЛИЗА НА ПЪРВОПРИЧИНАТА В ОРГАНИЗАЦИОННОТО ЛИДЕРСТВО

Анализът на първопричината е критично организационно лидерско умение за ефективно справяне с проблемите и стимулиране на промяната. Помага ви да разберете променящите се условия във вашата компания и да потвърдите, че вашите усилия са уместни и устойчиви.

Като лидер трябва не само да осъществите промяната, но и да разберете защо е необходима. Поемането на онлайн курс, като организационно лидерство , може да ви позволи да придобиете тези знания.

Използвайки анализ на първопричината, можете да идентифицирате проблемите зад проблемите на вашата организация, да разработите план за справяне с тях и да направите въздействащи промени.